李冠艺 2008/04/15
在外贸行业中，销售和服务大都通过E-mail来完成与客户的沟通，一个员工对应一个E-mail地址。电子邮件作为沟通的重要工具也就成了外贸公司的双刃剑。当员工离职时，他与客户的沟通情况包括报价、订单和工作进展情况等都会随之变得不可控制，甚至客户会都跟着离职的员工一起走掉。于是一些外贸公司为了应对这种情况而被迫全公司统一使用一个E-mail地址。但随之而来的是邮件管理上的混乱和一些商业秘密的公开。Relenta(http：//www.relenta.com)不仅能很好地解决这一问题，还会助力你的客户关系管理更上一层楼。Relenta中包含两个重要方法：GTD(Get Things Done)理念和80/20原理，是以E-mail管理为基础的客户关系管理系统。他实施简单、灵活方便而且管理规范，非常注重执行力，特别适合做外贸的小企业使用。
Relenta CRM的功能
团队邮件管理以E-mail为主线
- E-mail历史记录管理：系统里会自动记录收到和发出的所有历史邮件。在E-mail回复模板中，使用者可以定制自动回复邮件的模板内容。
- E-mail收发管理：可以接收、组织、分发和跟踪邮件。
- 规则定制：Relenta CRM可以预设规则，让接收到的邮件自动转给具体的办事人、团队或者进入指定的文件夹。比如外贸公司可能同时拥有阿里巴巴、made-in-china的B2B平台账号，在制定了规则后，来自这两个网站的询盘邮件可以自动发送给相关的负责业务员。
- 联系人管理：组织、分类和管理你的客户或潜在客户，其中还有一些灵活的定制功能，方便对客户信息的记录、整理、查询和管理。
- 活动追踪：和联系人相关联的活动记录都可以保存在系统中，如往来邮件、电话和提醒等。
- 分类和群组：可以无限制创建联系人目录和群组，使用者可以群发邮件至特定的客户群组。
- 日程表：可以设置提醒和事件跟踪功能以跟踪所有的商业活动，与同事协同工作。
- E-mail和联系人集成：E-mail及联系人功能无缝结合，并可以快速添加事件和提醒。
GTD(Get Things Done)的基本方法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
收集
整理
GTD理论认为装在“容器”中的信息要经常整理。将这些信息按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成，如果不行就对下一步行动进行组织。Relenta CRM提供信息管理分类界面，可以方便地让你对信息进行梳理，特别是对客户沟通及历史邮件的管理，对维护客户、辅助决策很有帮助。
组织
组织主要分成对参考资料的组织和对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单、等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么就需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，他做了进一步的细化。在Relenta CRM中可以按照地点(办公室、家里和超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些工作。比如某类产品引起了你的客户抱怨，你可能要去追溯与这个客户的历史沟通记录和订货情况，并在“办公室”一栏做好计划，在系统内输入“追踪客户沟通历史记录”，当你到办公室后就可以按计划行事。
回顾
为了避免延迟，GTD理论建议要经常回顾你所制定的行动计划表。在执行的时候，重心放在对你来说最重要的事上。Relenta CRM可以方便地让你浏览日程表和工作计划。从功能上看，很方便你对事件的追踪和回顾。
行动
GTD理论建议你要花相当多的时间在执行上，以使你的计划一一得到落实。Relenta CRM集成了E-mail、联系人和销售机会管理、客户管理，你可以方便地在系统内完成对项目的管理。
如何用好Relenta提升团队执行力
上了CRM系统、制定了客户关系管理目标和策略并不等于就可以高枕无忧了。公司的高层往往会忽略对CRM的执行，这也是造成CRM实施失败率高达50%的重要原因之一。因为制定好实施、执行措施对保证Relenta CRM的使用效果至关重要。
总体上来说要做的工作
- 制定公司目标、部门目标和客户关系管理目标。
- 制定系统记录策略，对来自客户的信息加以记录，包括抱怨、表扬、订单和销售机会等。根据这些情况可以做更详细的记录规则，并让员工遵守。
- 教会所有的员工使用Relenta CRM，了解Relenta CRM的基本功能和遇到系统问题的寻求帮助方法。
- 制作定制的邮件自动回复策略，可以对常规问题邮件进行自动回复。例如常规询盘、询问公司介绍的邮件都可以用这一功能自动回复。
- 浏览Relenta CRM，看看哪些是至关重要的，下一步该做什么，哪些问题是要呈报的。
- 查看Relenta CRM的文件上传系统，看看保存的信息是否需要更新，哪些是过期需要移除的。
- 用Relenta CRM锁定那些近期没有下单的老客户，遵循CRM目标及策略来联系这些老客户。
- 发送提醒邮件，提醒公司或部门员工本周要优先完成的工作以及本周公司或部门的目标。
- 通过Relenta完成应收款项相关的工作，如给客户发送形式发票、发送付款提醒邮件。
Relenta的使用也有免费和付费之分，开通1个用户终生免费，其中包括100M空间、250个联系人的添加上限，这对普通外贸公司来说应该是足够使用了。如果希望系统开通更多的账户或者需要更多的空间，可以付费升级。
Relenta CRM和其他软件的功能对比
Relenta E-mail/webmail CRM E-mail订阅软件 在线日程表 联系人管理软件
用高科技降低管理风险
罗佳
1985年4月，日本出现第一台袖珍计算机之后，以轻、薄、小为设计理念的电子产品开始充斥我们的生产和生活。伴随着这些高科技的产品，企业旧有的信息管理方式开始发生转变，传统的企业报表、商务信函、合同文件甚至客户联络方式等信息已经越来越多地采用电子文档保存。笔记本电脑因为其便携性已经成为商务生活中一道习以为常的风景，而因其便携性引发的信息管理风险也正逐渐引起企业使用者的关注。
保密工作要做好
当竞标成为商业竞争常用的方式之后，企业的保密工作史无前例地变得重要。在某次汽车配件订单的竞标过程中，一家来自青岛的企业在投标失败之后才发现原来对方的报价仅比自己低了10元。怒不可遏的该企业领导不相信这是个巧合，于是下令在企业中进行严格的排查，最后真相大白的结果的确是该企业内部一员工私下将标底透露给了竞争对手，而数据来源正是该领导所使用的笔记本电脑。
原来，青岛这家企业的领导一直以来有个习惯，因为嫌麻烦，经常让笔记本处于待机状态而且不设密码。所以，即使竞标小组是全封闭办公，熟悉领导作息的“内奸”员工仍然拿到了标底，该企业因此损失超过百万元。
随着信息技术的发展，使用者除了加强自身的信息加密管理外，笔记本电脑本身是否具备完善的信息加密功能，成了不少商务人士在选购笔记本电脑时的重要参考指标。
在这方面，作为全球第三大IT服务公司，富士通成熟、专业的数据安全技术，针对企业用户在商务信息加密管理方面的需求，提供软、硬件多重保护措施。尤其是指纹识别系统，通过一小块指纹识别板的设置，让其他人无法打开笔记本电脑，第一重防护避免了大多数的恶意开机使用。除此之外，富士通笔记本电脑还设置了高达80万组密码的LifeBook锁、双重硬盘密码锁、BIOS锁、智能卡插槽以及防盗锁等安全功能，无论客户习惯用那种方式为自己的信息加密，都能找到合适的接口。
应用稳定超越一切
据调查，73%的企业老板在添置硬件设施的时候会首选台式机而不是笔记本，主要并不是因为买台式机省钱，而是觉得台式机运行起来稳定。浙江一个稳压器生产企业的老板就表示：选择台式机的一点就是不那么容易坏，即使哪个部件坏了，也能换一个。笔记本电脑一旦坏了，所有的信息都拿不出来，可不好办了。”
这位老板的担心也是大多数企业消费者的心声。古话说：“欲善其事必先利其器。”随着越来越多的企业参与电子商务，企业硬件设施的稳定运行对于保障企业信息的安全开始发挥越来越重要的作用。
事实上，笔记本电脑产业在近年来一直在通过技术革新改变消费者固有的认识。严格遵循“QFINITY”的品质管理理念的富士通，坚持每款产品出厂前都必须经过坠落测试、冲击测试、震动测试、屏幕集中负荷压力测试等七重以上严格测试。特别的是独有热插拔模块设计：可替换光驱、硬盘、电池、重量减轻器等部件，这不仅意味着一旦这些部分发生损坏时，技术人员是可以将部分配件取出进行数据恢复；另一方面，修复单一的零件也比换整机要省钱些。既能像台式机那样运行稳定且易于修理，又能够方便携带，难怪笔记本电脑正在成为越来越多人的选择。
据IDC的数据，2007年第三季度全球笔记本电脑销量共计1120万台，超过了台式电脑的1070万台的销量。该季度笔记本电脑销量增长了21.5%，而台式电脑销售仅为2.5%，笔记本的发展速度比台式电脑的速度高出8.6倍。未来，笔记本的推广应用也注定渐成趋势。互联网模糊了商务区域化的界限，相应地每一台电脑就承载了更多企业管理的责任。在商机与风险共存的时代，在信息电子化的时代，用高科技的成果降低管理风险正在逐渐成为企业共识。
《电子商务世界》
